Tugas dan Asas asas Kearsipan
Organisasi dan masalah pokok kearsipan
A. Tugas dan asas asas kearsipan
1. Tugas tugas arsip
Dilihat dari kegiatan yang dilakukan oleh petugas kearsipan , ada 4 tugas pokok kearsipan , yaitu :
a. menyimpan berkas surat dinas
seluruh surat dinas harus disimpan ditempat yang aman , nyaman dan jika dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat
b. pemeliharaan surat dinas dan pengendalian surat dinas
pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menyediakan sarana berupa lemari , rak daan filing kabinet anti karat . selain itu harus dapat mengendalikan surat dinas dengan jalan membuat catatan khusus , atau forma tertentu sehingga arsip
benar benar terkendali
c. penyusutan dan pemusnahan berkas
penyusunan berarti pengurangan atau memindahkan arsip aktif ke file pasif dan menyingkirkan arsip tidak berguna lagi yang berpedoman kepada jadwal rentensi pemusnahan dapat dilakukan dengan pembakaran , dengan zat kimia atau dengan mesin penghancur kertas
d. penumuan kembali berkas surat
penyimpanan dengan siste
m yang tepat akan menjamin penemuan kembali arsip secara cepat .
2. Asas asas Kearsiapan
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan kearsipan dipusatkan kepada satu unit tertentu menurut asas ini dalam sebuah organisasi hanya ada satu bagian yang melaksanakan pengurusan kearsipan , yaitu bagian kearsipan atau dengan kata lain semua pekerjaan kearsipan dipusatkan pada bagian ke arsipan . Bagian bagian yang lain ada dalam organisasi tersebut tidak melaksanakan pekerjaan kearsipan .
b. Sistem pengeloalaan kearsipan Desentralisasi adalah penyelenggaraan arsip yang dilakukan oleh masing masing unit
c .Sistem Pengelolaan Kearsipan Gabungan adalah penyelenggaraan arsip dengan memadukan kebalikan sistem pengelolaaan kearsipan sentralisasi dengan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua sistem pengelolaan kearsipan tersebut dapat dihilangkan .
B. Syarat Syarat Pegawai Arsip
1. Syarat Pengentahuan
a .meemiliki izazah D tiga dibidang kearsipan
b. minimal D tiga ilmu lain dan telah mengikuti pendidikan dan latihan bidang kearsipan
c. telah memiliki kursus administrasi
d. memiliki sertifikat mengetik atau komputer
e. mempunyain pengentahuan yang berhubungan dengan kearsipan dan lain lain
2. Syarat keterampilan
a. terampil menggunakan macam macam sistem filing
b. terampil memilih dan menyeleksi warkat
c. terampil menyimpan berbagai macam arsip
d. terampil menemukan kembali arsip yang dibutuhkan
e. terampil menggunakan peralatan yang dipergunakan dalam kearsipan
f. terampil mengetik berbagai kartu atau formulir yang dipakai
g. terampil menggunakan alat bantu lainnya
3. Syarat kepribadiaan pegawai arsip
a. loyalitas
b. sabar,ramah dan periang
c. ketekunan dan kerajinan
d. ketelitiaan
e. ketersmpilan
f. jujur dan dapat menyimpan rahasia
4. Syarat Syarat Utama dan Syarat Penunjang Pegawai Arsip
a. syaratt utama seorang pegawai arsip
1. sehat jasmani dan rohani, agar dapat bekerja dengan optimal, gesit dan dapat bertanggung jawab
2. Loyalitas yang tinggi,
3. Rapi, Teliti dan Cermat
4. Sabar Ramah dan Periang
5. Tekun dan Rajin
6. Mengetahui seluk beluk organisasi
7. Mengetahui ilmu pengetahuan dan keteranpilan yang berhubungan dengan kearsipan
8. Terampil dalam bidang tugasnya
b. syarat penunjang sebagai pegawai arsip
1. dapat mengetik 10 jari
2. dapat menggunakan berbagai peralatan dan mesin kantor
3. mengetahui pengetahuan praktis tentang telepon
4. dapat mengisi formulir dengan baik
5. mampu membuat dan mwnyusun laporan,bentuk bentuk grafik dan statistik
6. dapat membuat alat alat kearsipan yang sederhana
A. Tugas dan asas asas kearsipan
1. Tugas tugas arsip
Dilihat dari kegiatan yang dilakukan oleh petugas kearsipan , ada 4 tugas pokok kearsipan , yaitu :
a. menyimpan berkas surat dinas
seluruh surat dinas harus disimpan ditempat yang aman , nyaman dan jika dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat
b. pemeliharaan surat dinas dan pengendalian surat dinas
pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menyediakan sarana berupa lemari , rak daan filing kabinet anti karat . selain itu harus dapat mengendalikan surat dinas dengan jalan membuat catatan khusus , atau forma tertentu sehingga arsip
benar benar terkendali
c. penyusutan dan pemusnahan berkas
penyusunan berarti pengurangan atau memindahkan arsip aktif ke file pasif dan menyingkirkan arsip tidak berguna lagi yang berpedoman kepada jadwal rentensi pemusnahan dapat dilakukan dengan pembakaran , dengan zat kimia atau dengan mesin penghancur kertas
d. penumuan kembali berkas surat
penyimpanan dengan siste
m yang tepat akan menjamin penemuan kembali arsip secara cepat .
2. Asas asas Kearsiapan
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan kearsipan dipusatkan kepada satu unit tertentu menurut asas ini dalam sebuah organisasi hanya ada satu bagian yang melaksanakan pengurusan kearsipan , yaitu bagian kearsipan atau dengan kata lain semua pekerjaan kearsipan dipusatkan pada bagian ke arsipan . Bagian bagian yang lain ada dalam organisasi tersebut tidak melaksanakan pekerjaan kearsipan .
b. Sistem pengeloalaan kearsipan Desentralisasi adalah penyelenggaraan arsip yang dilakukan oleh masing masing unit
c .Sistem Pengelolaan Kearsipan Gabungan adalah penyelenggaraan arsip dengan memadukan kebalikan sistem pengelolaaan kearsipan sentralisasi dengan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua sistem pengelolaan kearsipan tersebut dapat dihilangkan .
B. Syarat Syarat Pegawai Arsip
1. Syarat Pengentahuan
a .meemiliki izazah D tiga dibidang kearsipan
b. minimal D tiga ilmu lain dan telah mengikuti pendidikan dan latihan bidang kearsipan
c. telah memiliki kursus administrasi
d. memiliki sertifikat mengetik atau komputer
e. mempunyain pengentahuan yang berhubungan dengan kearsipan dan lain lain
2. Syarat keterampilan
a. terampil menggunakan macam macam sistem filing
b. terampil memilih dan menyeleksi warkat
c. terampil menyimpan berbagai macam arsip
d. terampil menemukan kembali arsip yang dibutuhkan
e. terampil menggunakan peralatan yang dipergunakan dalam kearsipan
f. terampil mengetik berbagai kartu atau formulir yang dipakai
g. terampil menggunakan alat bantu lainnya
3. Syarat kepribadiaan pegawai arsip
a. loyalitas
b. sabar,ramah dan periang
c. ketekunan dan kerajinan
d. ketelitiaan
e. ketersmpilan
f. jujur dan dapat menyimpan rahasia
4. Syarat Syarat Utama dan Syarat Penunjang Pegawai Arsip
a. syaratt utama seorang pegawai arsip
1. sehat jasmani dan rohani, agar dapat bekerja dengan optimal, gesit dan dapat bertanggung jawab
2. Loyalitas yang tinggi,
3. Rapi, Teliti dan Cermat
4. Sabar Ramah dan Periang
5. Tekun dan Rajin
6. Mengetahui seluk beluk organisasi
7. Mengetahui ilmu pengetahuan dan keteranpilan yang berhubungan dengan kearsipan
8. Terampil dalam bidang tugasnya
b. syarat penunjang sebagai pegawai arsip
1. dapat mengetik 10 jari
2. dapat menggunakan berbagai peralatan dan mesin kantor
3. mengetahui pengetahuan praktis tentang telepon
4. dapat mengisi formulir dengan baik
5. mampu membuat dan mwnyusun laporan,bentuk bentuk grafik dan statistik
6. dapat membuat alat alat kearsipan yang sederhana
Komentar
Posting Komentar