Alat dan Bahan Kearsipan
Alat dan Bahan Kearsipan
A. Filing Cabinet{Lemari Arsi}
Filing Cabinet{lemari arsip} adalah alat yang digunakan unuk menyimpan warkat bentuk lemari yang terbuat dari kayu,diumunium atau dari baja tahan api.
Macam-macam filing cabinet
1. Drawer Type Filing cabinet
Filing cabinet {lemari arsip} yang terdiri dari 3,4,5 bahkan sampai 10 laci. Filing cabinet yang banyak dipakai di kantor/ perusahaan adalah yang berlaci 4 atau 5. tingginya 60 inchi {2,54 cm}.Laci-laci lemari arsip itu dapat ditarik, keluar dan kedalam filing cabinet dapat membuat 300 buah folder/map gantung dan mampu menampung lebih kurang 5000 lembar warkat.
Lemari jenis ini sebut drawer Type filing cabinet ini berfungsi untuk menyimpan arsip yang masih aktif.
2. Lateral Type Filing Cabinet
lateral type filing cabinet adalah lemari yang berpintu beralaskan papan yang biasanya dibuat beberapa tingkat. Diatas masing-masing tingkat {rak}bdisusun folder besar yang berbentuk brief ordner secara vertikal, dan di masing-masing brief odner tersebut disimpan semua arsip.
3. Filing Cabinet Berputar {sliding Door system}
Filing cabinet adalah semacam lemari asrip dimana pintu lemari dapat digeser kekiri& kekanan dan didalamnya terdapat rak arsip yang dapat diputar.
B. Folder{map arsip}
Folder adalah map-map yang berupa lipatan dari karton atau plastik yang memakai penjepit atau tidak dipergunakan untuk menyimpan warkat. Biasanya ditempatkan dibelakang guide.
Macam-macam folder(map arsip)
1. Stopmap folio
adalah map tanpa jepitan yang terdapat daun-daun penutup pada setiap sisinya berfungsi untuk menopang warkat yang ada didalamnya agar tidak jatuh stofmap folio ini berfungsi untuk menyimpan arsip aktif
2. Map Snelhecter
adalah map yang mempunyai penjepit di tengah map berfungsi untuk menyimpan arsip inaktif.
3. Map Gantung
adalah map tanpa jepitan, tetapi mempunyai besi penggantung untuk digantung pada gawang filing cabinet sistem drawer. Gawang adalah alat yang terdapat pada kedua sisi filling cabinet sistem drawer. Di atas map gantung terrdapat tab untuk menuliskan kode warkat yang disimpan.
4. Brief Ordner
adalah map besar yang memakai penjepit,digunakan untuk menyimpan arsip dan biasanya disusun secara vertikal di atas rak.
C. Guide Card
Guide adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik yang tebal yang berfungsi sebagai petunjuk
pembatas atau penyangga deretan folder.
D.Stapler
adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia.cara lkerja dan komponen nya mekanik,serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.
E. Perforator
adalah alat untuk melubangi kertas atau kartu. perforator di gerakan dengan tenaga manusia. cara kerja dan komponen nya mekanis. perforator terbuat dari logam.
F. Numerator
adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen menurut bentuk dan ukurannya.
numerator digerakan dengan cara kerja dan komponen nya mekanis, terdapat pengatur angka rangkap dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. jika tidak digunakan numerator harus di simpan di tempat tertutup dan kering.
G. Kotak atau Box
adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arip yang bersifat induktif, biasa nya terbuat dari karton tebal. arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder, sekanjutnya kotak ini akan di tempatkan pada rak arsip.
H. Tickler File
adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berbentuk kecil, sepeti lembaran pinjam arsip, atau kartu kartu lain yang memiliki jatuh tempo. tickler file biasa digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. di bagian dalam tickler file di lengkapi juga dengan guide atau pembatas yang berfungsi sebagai alat pengikat bagi petugas arsip.
I. Laci Kartu Indeks
adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dan menggunakan laci laci yang dapat di tarik keluar memanjang . di dalam laci kartu indeks terdapat semacam kartu plastik tempat meyimpan kartu indeks. alat ini terbuat dari bahan besi baja atau kayu,
J. Kartu Indeks
adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip yang di simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. kartu indeks digunakan apabila arsip yang digunakan sistem penyimpanan subjek,tanggal, wilayah dan nomor. Kartu indeks di buat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas atau peminjam lupa tentang judul atau kode dari arsip yang akan dipinjam.
K. Kartu Tunjuk Silang
adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat atau map dari suatu dokumen dari arsip yang di cari pada tempat yang ditunjukan. kartu tunjuk silang dipergunakan apabila surat atau arsip mempunyai judul atau nama lebih dari satu.
L. Lembar Pinjamam Arsip ( Out Slip )
adalah lembaran atau formulir yang digunakan untuk mencatat setiap pinjaman arsip.
A. Filing Cabinet{Lemari Arsi}
Filing Cabinet{lemari arsip} adalah alat yang digunakan unuk menyimpan warkat bentuk lemari yang terbuat dari kayu,diumunium atau dari baja tahan api.
Macam-macam filing cabinet
1. Drawer Type Filing cabinet
Filing cabinet {lemari arsip} yang terdiri dari 3,4,5 bahkan sampai 10 laci. Filing cabinet yang banyak dipakai di kantor/ perusahaan adalah yang berlaci 4 atau 5. tingginya 60 inchi {2,54 cm}.Laci-laci lemari arsip itu dapat ditarik, keluar dan kedalam filing cabinet dapat membuat 300 buah folder/map gantung dan mampu menampung lebih kurang 5000 lembar warkat.
Lemari jenis ini sebut drawer Type filing cabinet ini berfungsi untuk menyimpan arsip yang masih aktif.
2. Lateral Type Filing Cabinet
lateral type filing cabinet adalah lemari yang berpintu beralaskan papan yang biasanya dibuat beberapa tingkat. Diatas masing-masing tingkat {rak}bdisusun folder besar yang berbentuk brief ordner secara vertikal, dan di masing-masing brief odner tersebut disimpan semua arsip.
3. Filing Cabinet Berputar {sliding Door system}
Filing cabinet adalah semacam lemari asrip dimana pintu lemari dapat digeser kekiri& kekanan dan didalamnya terdapat rak arsip yang dapat diputar.
B. Folder{map arsip}
Folder adalah map-map yang berupa lipatan dari karton atau plastik yang memakai penjepit atau tidak dipergunakan untuk menyimpan warkat. Biasanya ditempatkan dibelakang guide.
Macam-macam folder(map arsip)
1. Stopmap folio
adalah map tanpa jepitan yang terdapat daun-daun penutup pada setiap sisinya berfungsi untuk menopang warkat yang ada didalamnya agar tidak jatuh stofmap folio ini berfungsi untuk menyimpan arsip aktif
2. Map Snelhecter
adalah map yang mempunyai penjepit di tengah map berfungsi untuk menyimpan arsip inaktif.
3. Map Gantung
adalah map tanpa jepitan, tetapi mempunyai besi penggantung untuk digantung pada gawang filing cabinet sistem drawer. Gawang adalah alat yang terdapat pada kedua sisi filling cabinet sistem drawer. Di atas map gantung terrdapat tab untuk menuliskan kode warkat yang disimpan.
4. Brief Ordner
adalah map besar yang memakai penjepit,digunakan untuk menyimpan arsip dan biasanya disusun secara vertikal di atas rak.
C. Guide Card
Guide adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik yang tebal yang berfungsi sebagai petunjuk
pembatas atau penyangga deretan folder.
D.Stapler
adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia.cara lkerja dan komponen nya mekanik,serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.
E. Perforator
adalah alat untuk melubangi kertas atau kartu. perforator di gerakan dengan tenaga manusia. cara kerja dan komponen nya mekanis. perforator terbuat dari logam.
F. Numerator
adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen menurut bentuk dan ukurannya.
numerator digerakan dengan cara kerja dan komponen nya mekanis, terdapat pengatur angka rangkap dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. jika tidak digunakan numerator harus di simpan di tempat tertutup dan kering.
G. Kotak atau Box
adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arip yang bersifat induktif, biasa nya terbuat dari karton tebal. arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder, sekanjutnya kotak ini akan di tempatkan pada rak arsip.
H. Tickler File
adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berbentuk kecil, sepeti lembaran pinjam arsip, atau kartu kartu lain yang memiliki jatuh tempo. tickler file biasa digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. di bagian dalam tickler file di lengkapi juga dengan guide atau pembatas yang berfungsi sebagai alat pengikat bagi petugas arsip.
I. Laci Kartu Indeks
adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dan menggunakan laci laci yang dapat di tarik keluar memanjang . di dalam laci kartu indeks terdapat semacam kartu plastik tempat meyimpan kartu indeks. alat ini terbuat dari bahan besi baja atau kayu,
J. Kartu Indeks
adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip yang di simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. kartu indeks digunakan apabila arsip yang digunakan sistem penyimpanan subjek,tanggal, wilayah dan nomor. Kartu indeks di buat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas atau peminjam lupa tentang judul atau kode dari arsip yang akan dipinjam.
K. Kartu Tunjuk Silang
adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat atau map dari suatu dokumen dari arsip yang di cari pada tempat yang ditunjukan. kartu tunjuk silang dipergunakan apabila surat atau arsip mempunyai judul atau nama lebih dari satu.
L. Lembar Pinjamam Arsip ( Out Slip )
adalah lembaran atau formulir yang digunakan untuk mencatat setiap pinjaman arsip.
Komentar
Posting Komentar