Arsip Dan Kearsipan
A. Pengertian Arsip dan Kearsipan
1. Pengertian Arsip
a. Secara Etimologi
Kata Arsip berasal dari bahasa yunani, ( Greek ) , Archium, yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu .
b. Prof. Mr. Prajudi atmosodirejo.
adalah tempat menyimpan secara teratur bahan bahan tertulis ( feschereven strukken ) kumpulan teratur dari bahan bahan kearsipan ,bahan bahan yang harus di arsipkan.
c. Ensiklopedi Administrasi
adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berncana karena mempunyai kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat cepat di temukan kembali.
d. UU No. 43 Thn.2009
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berabagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,pemerimtah daerah ,lembaga pendidikan ,perusahaan ,organisasi politik,organisasi kemasyrakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.
e. Kamus Administrasi Perkantoran Karangan Drs. The Liang Gie
adalah himpunan lembaran lembaran tulisan
Dari pengertian pengertian diatas, dapat disimplkan bahwa arsip Merupakan kumpulan warkat yang di terima atau di buat oleh lembaga pemerintah / swasta / perorangan di susun menurut sistem tertentu karena memiliki kegunaan agar setiap di perlukan dapat di temukan dengan cepat dan tepat.
2. Pengertian Kearsipan
a.UU No.43 thn. 2009
Kearsipan adalah hal hal yang berkenaan dengan arsip
b. Kamus Administrasi
Segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkirannya.
c. Ensiklopedi Administrasi
adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan dimulai dari penerimaan , pencatatan , penyimpanan , dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Dari Pengertian Pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah rangkaian kegiatan di mulai penerimaan , pengumpulan, pengaturan pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga ketika di perlukan mudah untuk di temukan kembali.
B. Syarat Syarat Arsip
1. Merupakan kumpulan warkat
2.Mempunyai nilai guna
3.Disimpan menurut sistem tertentu
4.Apabila di perlukan dapat di temukan secara cepat dan tepat
C. Jenis Jenis Arsip
1. Berdasarkan bentuk fisiknya
a. Berbentuk lembaran. contoh, surat, kwitansi,faktur dll
b. Arsip tidak berbentuk lembaran,contoh,disket,flash disk, cd.dvd.dll
2. Berdasarkan Masalahnya
a. Financial Record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contoh kwitansi,giro,cek, dll
b. Inventory Record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang investasi contoh, catatan tentang jumlah barang ,merk,ukuran.harga
c. Personal Record.arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. contoh, surat lamaran kerja,curriculum vitae,absensi dll
d. Sales Record, arsip yang berhubungan dengan maslah penjualan ,contoh, daftar agen
distributor,daftar penjualan barang
e. Production Record, arsip yang berhubungan dengan masalah produksi,contoh, arsip tentang
jenis bahan baku,jenis alat yang digunakan.
3. Berdasarkan Sifat nya
a. Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh, surat undangan
b. Arsip biasa, arsip yang semula penting,akhirnya tidak penting lagi pada surat informasinya
sudah berlalu. contoh, surat lamaran kerja
c. Arsip penting , arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan
datang,contoh, surat perjanjian
d. Arsip sangat penting(vital), arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama lamanya (bernilai
sejarah/ilmiah) contoh, naskah proklamasi
e. arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi,
contoh, hasil penilaian pegawai.
4.Berdasarkan Pemiliknya
a.Lembaga pemerintahan, meliputi arsip Nasional di indonesia
b. Arsip Nasional disetiap ibu kota daerah tingkat I ( Arsip Nasional Daerah )
c. Instansi Pemerintah/ Swasta. Meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit
5. Berdasarkan Fungsinya
a. Arsip Dinamis, yakni arsip yang masih digunakan secara langsung dalan perencanaan ,
pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran diantaranyabarsip aktif, arsip semi
aktif dan arsip in aktif
b. Arsip Statis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
penyelenggaraan kehidupan berbnagsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
administrai negara.
Terima Kasih
1. Pengertian Arsip
a. Secara Etimologi
Kata Arsip berasal dari bahasa yunani, ( Greek ) , Archium, yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu .
b. Prof. Mr. Prajudi atmosodirejo.
adalah tempat menyimpan secara teratur bahan bahan tertulis ( feschereven strukken ) kumpulan teratur dari bahan bahan kearsipan ,bahan bahan yang harus di arsipkan.
c. Ensiklopedi Administrasi
adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berncana karena mempunyai kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat cepat di temukan kembali.
d. UU No. 43 Thn.2009
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berabagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,pemerimtah daerah ,lembaga pendidikan ,perusahaan ,organisasi politik,organisasi kemasyrakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.
e. Kamus Administrasi Perkantoran Karangan Drs. The Liang Gie
adalah himpunan lembaran lembaran tulisan
Dari pengertian pengertian diatas, dapat disimplkan bahwa arsip Merupakan kumpulan warkat yang di terima atau di buat oleh lembaga pemerintah / swasta / perorangan di susun menurut sistem tertentu karena memiliki kegunaan agar setiap di perlukan dapat di temukan dengan cepat dan tepat.
2. Pengertian Kearsipan
a.UU No.43 thn. 2009
Kearsipan adalah hal hal yang berkenaan dengan arsip
b. Kamus Administrasi
Segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkirannya.
c. Ensiklopedi Administrasi
adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan dimulai dari penerimaan , pencatatan , penyimpanan , dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Dari Pengertian Pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah rangkaian kegiatan di mulai penerimaan , pengumpulan, pengaturan pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga ketika di perlukan mudah untuk di temukan kembali.
B. Syarat Syarat Arsip
1. Merupakan kumpulan warkat
2.Mempunyai nilai guna
3.Disimpan menurut sistem tertentu
4.Apabila di perlukan dapat di temukan secara cepat dan tepat
C. Jenis Jenis Arsip
1. Berdasarkan bentuk fisiknya
a. Berbentuk lembaran. contoh, surat, kwitansi,faktur dll
b. Arsip tidak berbentuk lembaran,contoh,disket,flash disk, cd.dvd.dll
2. Berdasarkan Masalahnya
a. Financial Record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contoh kwitansi,giro,cek, dll
b. Inventory Record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang investasi contoh, catatan tentang jumlah barang ,merk,ukuran.harga
c. Personal Record.arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. contoh, surat lamaran kerja,curriculum vitae,absensi dll
d. Sales Record, arsip yang berhubungan dengan maslah penjualan ,contoh, daftar agen
distributor,daftar penjualan barang
e. Production Record, arsip yang berhubungan dengan masalah produksi,contoh, arsip tentang
jenis bahan baku,jenis alat yang digunakan.
3. Berdasarkan Sifat nya
a. Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh, surat undangan
b. Arsip biasa, arsip yang semula penting,akhirnya tidak penting lagi pada surat informasinya
sudah berlalu. contoh, surat lamaran kerja
c. Arsip penting , arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan
datang,contoh, surat perjanjian
d. Arsip sangat penting(vital), arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama lamanya (bernilai
sejarah/ilmiah) contoh, naskah proklamasi
e. arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi,
contoh, hasil penilaian pegawai.
4.Berdasarkan Pemiliknya
a.Lembaga pemerintahan, meliputi arsip Nasional di indonesia
b. Arsip Nasional disetiap ibu kota daerah tingkat I ( Arsip Nasional Daerah )
c. Instansi Pemerintah/ Swasta. Meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit
5. Berdasarkan Fungsinya
a. Arsip Dinamis, yakni arsip yang masih digunakan secara langsung dalan perencanaan ,
pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran diantaranyabarsip aktif, arsip semi
aktif dan arsip in aktif
b. Arsip Statis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
penyelenggaraan kehidupan berbnagsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
administrai negara.
Terima Kasih
Komentar
Posting Komentar